Der Pitch-Prozess in fünf Etappen
Eine Ausschreibung läuft nicht in Phasen, sondern in Etappen — jede mit einem eigenen Ergebnis. Wer das Ergebnis einer Etappe nicht hat, sollte die nächste nicht beginnen. Hier ist der Prozess, nach dem Vortex Schema eine Ausschreibung begleitet.
Briefing
In einem halben Tag klären wir die Aufgabe, die Leistungsart, die Bewertungskriterien und den Zeitraum. Das Ergebnis ist ein Briefing, das als Ausschreibungsgrundlage verwendet werden kann — vier Seiten, kein Anhang.
Longlist
Aus dem Markt bilden wir eine Longlist von 12 bis 16 Agenturen — nach Mandaten, Team, Referenzen und Passung zur Aufgabe. Jede Agentur bekommt ein einseitiges Dossier. Die Longlist wird mit dem Marketingteam gestrichen, bis sechs bis acht Agenturen übrig bleiben.
Shortlist
Die verbleibenden Agenturen werden eingeladen, ein kurzes Strategie-Papier einzureichen. Wir werten die Papiere nach den Bewertungskriterien aus und streichen bis auf vier bis sechs Agenturen. Jede Streichung wird schriftlich begründet.
Präsentation
Die Shortlist-Agenturen präsentieren — vor Ort oder per Videokonferenz. Wir begleiten die Präsentationstage und werten jede Präsentation nach den Bewertungskriterien aus. Das Ergebnis ist eine Auswertung je Agentur, die im Marketingteam diskutiert wird.
Entscheidung
Aus der Auswertung entsteht die Vergabe-Empfehlung — eine Agentur, eine Begründung, ein Risiko. Die Empfehlung wird so formuliert, dass sie im Vorstand oder Vergabegremium gehalten wird. Die Entscheidung selbst trifft das Gremium; Vortex Schema stimmt nicht mit.
Acht bis zwölf Wochen für den kompletten Pitch
Die fünf Etappen verteilen sich auf acht bis zwölf Wochen — bei öffentlichen Verfahren nach VgV/UVgO regelmäßig länger. Die Briefing-Etappe dauert eine Woche, die Longlist zwei bis drei, die Shortlist zwei, die Präsentation eine bis zwei, die Entscheidung eine. Puffer für Gremien-Sitzungen sind eingerechnet.
Wer eine kürzere Dauer braucht, kann Etappen überspringen — meist die Longlist. Das erhöht das Risiko einer Vergabe, die sich im Gremium nicht begründen lässt. Wir empfehlen, die Longlist nur dann zu überspringen, wenn das Marketingteam die Agenturen bereits kennt.
Eine Ausschreibung begleiten lassen
Wer eine Ausschreibung begleiten lassen will, beschreibt im Kontaktformular kurz, um welchen Etat es geht und in welchem Zeitfenster die Vergabe fallen soll.